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Advanced Accounting और Vouchers in Tally

इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Advanced Accounting की प्रक्रियाओं को सीखेंगे, जिसमें Journal Entries, Depreciation, Prepaid Expenses, और Multi-Currency Transactions शामिल हैं। यह चैप्टर इंटरमीडिएट से एडवांस लेवल के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें स्टेप-बाय-स्टेप गाइड और प्रैक्टिकल उदाहरण होंगे।

10.1 Advanced Accounting का परिचय

Advanced Accounting में वे जटिल अकाउंटिंग प्रक्रियाएं शामिल हैं जो बेसिक ट्रांजैक्शन्स से आगे जाती हैं। TallyPrime में, आप Journal Voucher का उपयोग करके Adjustments, Depreciation, Prepaid Expenses, और Multi-Currency Transactions को मैनेज कर सकते हैं। ये प्रक्रियाएं बिजनेस की वित्तीय स्थिति को सटीक बनाए रखने में मदद करती हैं।

मुख्य Advanced Accounting Features:

  • Journal Entries: सामान्य Adjustments, जैसे Accruals और Provisions।
  • Depreciation: Fixed Assets पर मूल्यह्रास की गणना और रिकॉर्डिंग।
  • Prepaid Expenses: अग्रिम भुगतान, जैसे Insurance, को समय के साथ Allocate करना।
  • Multi-Currency Transactions: विदेशी मुद्रा में लेनदेन और Forex Gain/Loss।

उदाहरण: अगर आपने एक साल का Insurance प्रीपेड किया है, तो आप इसे Prepaid Expense के रूप में रिकॉर्ड करेंगे और मासिक आधार पर Journal Entry के जरिए Allocate करेंगे।

10.2 Journal Entries for Adjustments

Journal Voucher का उपयोग सामान्य अकाउंटिंग Adjustments के लिए किया जाता है, जैसे Outstanding Expenses, Accrued Income, या Provisions।

Journal Voucher दर्ज करने के स्टेप्स:

  1. Journal Voucher स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F7 (Journal)।
  1. Voucher डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 30-Jun-2025।
  • Debit Ledger: जैसे “Outstanding Rent” (Under: Current Liabilities)।
  • Amount: जैसे 5,000।
  • Credit Ledger: जैसे “Rent” (Under: Indirect Expenses)।
  • Narration: जैसे “Outstanding Rent for June 2025″।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: जून 2025 के लिए 5,000 रुपये का किराया बकाया है। Journal Voucher:

  • Date: 30-Jun-2025
  • Debit: Rent, Amount: 5,000
  • Credit: Outstanding Rent, Amount: 5,000
  • Narration: Outstanding Rent for June 2025

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Journal Voucher बनाएं:
  • Debit: Electricity Expense (Under: Indirect Expenses), Amount: 3,000
  • Credit: Outstanding Electricity (Under: Current Liabilities), Amount: 3,000
  • Narration: Outstanding Electricity Bill for June 2025

10.3 Depreciation की गणना और रिकॉर्डिंग

Depreciation Fixed Assets (जैसे Furniture, Machinery) के मूल्य में समय के साथ होने वाली कमी को रिकॉर्ड करता है। TallyPrime में, आप Depreciation को Journal Voucher के जरिए दर्ज कर सकते हैं।

Depreciation Ledger बनाना:

  1. Ledger Creation स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Create > Ledger।
  1. Ledger डिटेल्स:
  • Name: Depreciation
  • Under: Indirect Expenses
  • Inventory Values Affected: No
  1. सेव करें: Ctrl + A।

Fixed Asset Ledger बनाना:

  • Name: Furniture
  • Under: Fixed Assets
  • Opening Balance: जैसे 1,00,000

Depreciation Entry दर्ज करना:

  1. Journal Voucher स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F7 (Journal)।
  1. Voucher डिटेल्स:
  • Date: जैसे 30-Jun-2025।
  • Debit Ledger: Depreciation (Under: Indirect Expenses), Amount: 2,000।
  • Credit Ledger: Furniture (Under: Fixed Assets), Amount: 2,000।
  • Narration: जैसे “Depreciation on Furniture for June 2025″।
  1. सेव करें: Ctrl + A।

उदाहरण: Furniture पर 2,000 रुपये की मासिक Depreciation:

  • Date: 30-Jun-2025
  • Debit: Depreciation, Amount: 2,000
  • Credit: Furniture, Amount: 2,000
  • Narration: Depreciation on Furniture for June 2025

प्रैक्टिकल टिप: Depreciation Rate (जैसे 10% per annum) को मैन्युअल कैलकुलेट करें और मासिक/वार्षिक आधार पर Entry करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Ledger बनाएं:
  • Name: Machinery, Under: Fixed Assets, Opening Balance: 2,00,000
  1. Journal Voucher बनाएं:
  • Debit: Depreciation, Amount: 4,000
  • Credit: Machinery, Amount: 4,000
  • Narration: Depreciation on Machinery for June 2025

10.4 Prepaid Expenses को मैनेज करना

Prepaid Expenses वे खर्च हैं जो अग्रिम भुगतान किए जाते हैं, जैसे Insurance या Rent, और इन्हें समय के साथ Allocate किया जाता है।

Prepaid Ledger बनाना:

  1. Ledger Creation:
  • Gateway of Tally > Create > Ledger।
  • Name: Prepaid Insurance
  • Under: Current Assets
  • Inventory Values Affected: No
  1. सेव करें: Ctrl + A।

Prepaid Expense Entry दर्ज करना:

  1. Payment Voucher बनाएं (जब अग्रिम भुगतान किया जाता है):
  • Gateway of Tally > Vouchers > F5 (Payment)।
  • Date: जैसे 01-Jun-2025।
  • Debit Ledger: Prepaid Insurance, Amount: 12,000
  • Credit Ledger: HDFC Bank, Amount: 12,000
  • Narration: Paid annual insurance premium
  1. Journal Voucher बनाएं (मासिक Allocation के लिए):
  • Gateway of Tally > Vouchers > F7 (Journal)।
  • Date: जैसे 30-Jun-2025।
  • Debit Ledger: Insurance Expense (Under: Indirect Expenses), Amount: 1,000
  • Credit Ledger: Prepaid Insurance, Amount: 1,000
  • Narration: Allocation of Insurance for June 2025

उदाहरण: 12,000 रुपये का वार्षिक Insurance प्रीपेड किया गया, जिसे 12 महीनों में Allocate करें (1,000/महीना)।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Ledger बनाएं:
  • Name: Prepaid Rent, Under: Current Assets
  1. Payment Voucher बनाएं:
  • Debit: Prepaid Rent, Amount: 24,000
  • Credit: SBI Bank, Amount: 24,000
  • Narration: Paid annual rent
  1. Journal Voucher बनाएं:
  • Debit: Rent (Under: Indirect Expenses), Amount: 2,000
  • Credit: Prepaid Rent, Amount: 2,000
  • Narration: Rent allocation for June 2025

10.5 Multi-Currency Transactions

Multi-Currency Transactions तब होते हैं जब आप विदेशी मुद्रा (जैसे USD, EUR) में लेनदेन करते हैं। TallyPrime में, आप Forex Gain/Loss को ऑटोमैटिकली ट्रैक कर सकते हैं।

Multi-Currency Setup:

  1. Enable Multi-Currency:
  • Gateway of Tally > F11 (Features) > Enable Multi-Currency: Yes।
  1. Currency Master बनाएं:
  • Gateway of Tally > Create > Currency।
  • Symbol: जैसे USD।
  • Formal Name: United States Dollar।
  • Conversion Rate: जैसे 1 USD = 83 INR (20-Jun-2025 को)।
  1. Bank Ledger अपडेट करें:
  • Gateway of Tally > Alter > Ledger > HDFC Bank > Currency: USD।

Multi-Currency Transaction दर्ज करना:

  1. Purchase Voucher बनाएं (USD में खरीद):
  • Gateway of Tally > Vouchers > F9 (Purchase)।
  • Date: 20-Jun-2025।
  • Party Ledger: जैसे “US Supplier” (Under: Sundry Creditors, Currency: USD)।
  • Purchase Ledger: Purchase Account, Amount: 1,000 USD।
  • Exchange Rate: 1 USD = 83 INR।
  • Narration: Purchased goods from US Supplier।
  1. Payment Voucher बनाएं (USD में पेमेंट):
  • Gateway of Tally > Vouchers > F5 (Payment)।
  • Date: 25-Jun-2025।
  • Debit Ledger: US Supplier, Amount: 1,000 USD。
  • Credit Ledger: HDFC Bank (USD), Amount: 1,000 USD।
  • Exchange Rate: 1 USD = 84 INR (अब Forex Gain/Loss कैलकुलेट होगा)।
  • Narration: Paid to US Supplier。

Forex Gain/Loss:

  • Purchase पर: 1,000 USD * 83 = 83,000 INR।
  • Payment पर: 1,000 USD * 84 = 84,000 INR।
  • Forex Loss: 84,000 – 83,000 = 1,000 INR (Journal Voucher में रिकॉर्ड करें)।
  • Journal Voucher:
  • Debit: Forex Loss (Under: Indirect Expenses), Amount: 1,000
  • Credit: US Supplier, Amount: 1,000

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Currency बनाएं:
  • Symbol: USD, Conversion Rate: 1 USD = 83 INR
  1. Purchase Voucher बनाएं:
  • Party: US Supplier, Amount: 500 USD, Purchase Ledger: Purchase Account
  • Exchange Rate: 83 INR
  1. Journal Voucher बनाएं (Forex Gain/Loss के लिए, मान लें Payment पर Rate 84 INR):
  • Debit: Forex Loss, Amount: 500
  • Credit: US Supplier, Amount: 500

10.6 सामान्य समस्याएं और समाधान

  1. Journal Voucher में Ledger नहीं दिख रहा:
  • चेक करें कि Ledger सही Group में है (Gateway of Tally > Alter > Ledger)।
  1. Depreciation Amount गलत है:
  • Depreciation Rate और Calculation Method मैन्युअल चेक करें।
  • Journal Entry दोबारा वेरिफाई करें।
  1. Multi-Currency Transaction में Forex Loss नहीं दिख रहा:
  • सुनिश्चित करें कि Currency और Exchange Rate सही सेट हैं।
  • F11 > Multi-Currency Enabled है या नहीं, चेक करें।

चैप्टर 10 का सारांश

  • आपने Journal Entries के जरिए Adjustments करना सीखा।
  • Depreciation और Prepaid Expenses को मैनेज करना समझा।
  • Multi-Currency Transactions और Forex Gain/Loss की प्रक्रिया सीखी।
  • प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।

अगला चैप्टर: अगले चैप्टर में, हम Reports और Analysis सीखेंगे, जिसमें Balance Sheet, Profit and Loss, Trial Balance, और Inventory Reports शामिल होंगे।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

  1. Journal Voucher बनाएं:
  • Debit: Salary Expense (Under: Indirect Expenses), Amount: 8,000
  • Credit: Outstanding Salary (Under: Current Liabilities), Amount: 8,000
  1. Depreciation Entry बनाएं:
  • Debit: Depreciation, Amount: 3,000
  • Credit: Vehicle (Under: Fixed Assets), Amount: 3,000
  1. Prepaid Expense Entry बनाएं:
  • Payment Voucher: Debit: Prepaid Subscription, Amount: 12,000, Credit: ICICI Bank
  • Journal Voucher: Debit: Subscription Expense, Amount: 1,000, Credit: Prepaid Subscription
  1. Multi-Currency Purchase Voucher बनाएं:
  • Party: UK Supplier, Amount: 200 GBP, Exchange Rate: 1 GBP = 105 INR
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