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Banking और Reconciliation in Tally

इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Banking और Bank Reconciliation Statement (BRS) की प्रक्रिया को विस्तार से सीखेंगे। हम बैंक ट्रांजैक्शन्स को मैनेज करना, चेक प्रबंधन, और बैंक स्टेटमेंट के साथ अकाउंट्स को मिलान करना सीखेंगे। यह चैप्टर इंटरमीडिएट लेवल के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें स्टेप-बाय-स्टेप गाइड और प्रैक्टिकल उदाहरण होंगे।

8.1 Banking in Tally का परिचय

Banking Tally में बैंक से संबंधित सभी ट्रांजैक्शन्स को मैनेज करने की प्रक्रिया है, जैसे पेमेंट्स, रिसीप्ट्स, चेक इश्यू करना, और बैंक स्टेटमेंट के साथ रिकॉन्सिलिएशन। TallyPrime का Banking Module इन प्रक्रियाओं को सरल और स्वचालित बनाता है।

मुख्य Banking Features:

  • Bank Ledger: बैंक खातों का रिकॉर्ड, जैसे HDFC Bank।
  • Bank Transactions: Payment, Receipt, और Contra Vouchers के जरिए।
  • Cheque Management: चेक इश्यू करना, प्रिंट करना, और ट्रैक करना।
  • Bank Reconciliation Statement (BRS): Tally के रिकॉर्ड्स को बैंक स्टेटमेंट के साथ मिलान करना।
  • Auto Reconciliation: बैंक स्टेटमेंट को इम्पोर्ट करके ऑटोमैटिक मिलान।

उदाहरण: अगर आप सप्लायर को चेक से 10,000 रुपये का पेमेंट करते हैं, तो Tally में Payment Voucher बनाएंगे और चेक डिटेल्स दर्ज करेंगे। बाद में, BRS के जरिए सुनिश्चित करेंगे कि यह ट्रांजैक्शन बैंक स्टेटमेंट से मेल खाता है।

8.2 Bank Ledger बनाना और कॉन्फिगर करना

बैंक ट्रांजैक्शन्स शुरू करने से पहले, आपको एक Bank Ledger बनाना होगा।

Bank Ledger बनाने के स्टेप्स:

  1. Ledger Creation स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Create > Ledger।
  • या “Go To” (Alt + G) में “Ledger” सर्च करें और “Create Ledger” चुनें।
  1. Ledger डिटेल्स भरें:
  • Name: जैसे “HDFC Bank”।
  • Under: Bank Accounts।
  • Opening Balance: जैसे 1,00,000।
  • Banking Details:
    • Bank Name: HDFC Bank।
    • Account Number: जैसे 1234567890।
    • IFSC Code: जैसे HDFC0001234।
    • Branch: जैसे Delhi Main Branch।
  • Enable Cheque Printing: Yes, अगर चेक प्रिंट करना है।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: HDFC Bank Ledger बनाएं:

  • Name: HDFC Bank
  • Under: Bank Accounts
  • Opening Balance: 1,00,000
  • Account Number: 1234567890
  • IFSC: HDFC0001234
  • Enable Cheque Printing: Yes

प्रैक्टिकल टिप: अगर आपके पास एक से ज्यादा बैंक खाते हैं, तो प्रत्येक के लिए अलग Ledger बनाएं।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Bank Ledger बनाएं:
  • Name: SBI Bank
  • Under: Bank Accounts
  • Opening Balance: 50,000
  • Account Number: 9876543210
  • IFSC: SBIN0005678

8.3 Bank Transactions दर्ज करना

Tally में बैंक ट्रांजैक्शन्स को Payment Voucher, Receipt Voucher, और Contra Voucher के जरिए दर्ज किया जाता है। अगर चेक का उपयोग हो रहा है, तो चेक डिटेल्स भी दर्ज की जाती हैं।

Payment Voucher के साथ चेक इश्यू करना:

  1. Payment Voucher स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F5 (Payment)।
  1. Voucher डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Debit Ledger: जैसे “Ram Supplier” (Under: Sundry Creditors)।
  • Amount: जैसे 10,000।
  • Credit Ledger: जैसे “HDFC Bank”।
  • Cheque Details:
    • Cheque Number: जैसे 001234।
    • Cheque Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Narration: जैसे “Paid to Ram Supplier via Cheque No. 001234″।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: Ram Supplier को 10,000 रुपये का चेक पेमेंट:

  • Date: 20-Jun-2025
  • Debit: Ram Supplier, Amount: 10,000
  • Credit: HDFC Bank, Amount: 10,000
  • Cheque Number: 001234
  • Narration: Paid to Ram Supplier via Cheque

Receipt Voucher के साथ बैंक डिपॉजिट:

  1. Receipt Voucher स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F6 (Receipt)।
  1. Voucher डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Credit Ledger: जैसे “Shyam Customer” (Under: Sundry Debtors)।
  • Amount: जैसे 15,000।
  • Debit Ledger: जैसे “HDFC Bank”।
  • Narration: जैसे “Received payment from Shyam via Bank Deposit”।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: Shyam Customer से 15,000 रुपये बैंक में प्राप्त:

  • Date: 20-Jun-2025
  • Credit: Shyam Customer, Amount: 15,000
  • Debit: HDFC Bank, Amount: 15,000
  • Narration: Received payment from Shyam

Contra Voucher के साथ बैंक ट्रांजैक्शन:

  • उदाहरण: 20,000 रुपये Cash से HDFC Bank में जमा करने के लिए Contra Voucher (F4) बनाएं (चैप्टर 4 में कवर किया गया)।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Payment Voucher बनाएं:
  • Debit: Rent (Under: Indirect Expenses), Amount: 12,000
  • Credit: SBI Bank, Amount: 12,000
  • Cheque Number: 005678
  1. Receipt Voucher बनाएं:
  • Credit: Shyam Customer, Amount: 8,000
  • Debit: HDFC Bank, Amount: 8,000

8.4 Cheque Management

TallyPrime में Cheque Management आपको चेक इश्यू, प्रिंट, और ट्रैक करने की सुविधा देता है।

Cheque Printing सेटअप:

  1. Cheque Printing Enable करें:
  • Gateway of Tally > Alter > Ledger > HDFC Bank > Enable Cheque Printing: Yes।
  1. Cheque Format कॉन्फिगर करें:
  • Gateway of Tally > F12 (Configure) > Cheque Printing Configuration।
  • चेक डायमेंशन्स (लंबाई, चौड़ाई) और फील्ड्स (Payee Name, Amount) सेट करें।
  1. चेक प्रिंट करें:
  • Payment Voucher में चेक डिटेल्स दर्ज करने के बाद, “Print” ऑप्शन चुनें।
  • प्रिंटर सेलेक्ट करें और चेक प्रिंट करें।

Cheque Register देखना:

  • Gateway of Tally > Display More Reports > Banking > Cheque Register।
  • यह सभी इश्यू किए गए चेक्स की डिटेल्स दिखाता है।

उदाहरण: Payment Voucher में चेक नंबर 001234 दर्ज करें और प्रिंट करें। Cheque Register में इस चेक की स्थिति चेक करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. HDFC Bank Ledger में Cheque Printing Enable करें।
  2. Cheque Register में 20-Jun-2025 के सभी चेक्स देखें।

8.5 Bank Reconciliation Statement (BRS)

Bank Reconciliation Statement (BRS) Tally के Bank Ledger और बैंक स्टेटमेंट के बीच अंतर को मिलान करने की प्रक्रिया है। यह सुनिश्चित करता है कि आपके रिकॉर्ड्स सटीक हैं।

Manual BRS करने के स्टेप्स:

  1. BRS स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Banking > Bank Reconciliation।
  • Bank Ledger चुनें, जैसे “HDFC Bank”।
  1. Bank Statement डिटेल्स के साथ मिलान करें:
  • Date: प्रत्येक ट्रांजैक्शन की तारीख।
  • Amount: ट्रांजैक्शन की राशि।
  • Reconciliation Date: जिस तारीख को बैंक में ट्रांजैक्शन क्लियर हुआ।
  • ट्रांजैक्शन्स की लिस्ट में, प्रत्येक Voucher के लिए “Bank Date” (क्लियर होने की तारीख) दर्ज करें।
  • उदाहरण: Payment Voucher (Cheque No. 001234) का Bank Date 22-Jun-2025 दर्ज करें।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: मान लीजिए बैंक स्टेटमेंट में 10,000 रुपये का चेक (001234) 22-Jun-2025 को क्लियर हुआ। BRS में इस Voucher को ढूंढें और Bank Date: 22-Jun-2025 दर्ज करें।

Auto Reconciliation:

  1. Bank Statement इम्पोर्ट करें:
  • बैंक से स्टेटमेंट Excel या CSV फॉर्मेट में डाउनलोड करें।
  • Gateway of Tally > Banking > Bank Reconciliation > Alt + S (Import Statement)।
  • फाइल सेलेक्ट करें और इम्पोर्ट करें।
  1. Auto-Match करें:
  • Tally ट्रांजैक्शन्स को Amount और Date के आधार पर मिलाने की कोशिश करेगा।
  • मैन्युअल एडिट्स करें और सेट करें।

BRS Reports देखना:

  • BRS स्क्रीन में, Unreconciled Transactions और Cleared Transactions की लिस्ट दिखाई देगी।
  • F12 > Configure में Filters (जैसे Date Range) लागू करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. HDFC Bank के लिए BRS करें:
  • Payment Voucher (10,000, Cheque No. 001234) का Bank Date: 22-Jun-2025 दर्ज करें।
  • Receipt Voucher (15,000) का Bank Date: 21-Jun-2025 दर्ज करें।
  1. BRS स्क्रीन में Unreconciled Transactions चेक करें।

8.6 सामान्य समस्याएं और समाधान

  1. ट्रांजैक्शन BRS में नहीं दिख रहा:
  • चेक करें कि सही Bank Ledger सेलेक्ट है।
  • Day Book में ट्रांजैक्शन मौजूद है या नहीं, वेरिफाई करें।
  1. Cheque Number गलत दर्ज हुआ:
  • Payment Voucher को Alter करें (Gateway of Tally > Day Book > Voucher चुनें)।
  • सही Cheque Number अपडेट करें।
  1. Auto Reconciliation काम नहीं कर रहा:
  • सुनिश्चित करें कि इम्पोर्टेड स्टेटमेंट का फॉर्मेट सही है (Excel/CSV)।
  • Date और Amount कॉलम्स Tally के फॉर्मेट से मेल खाते हैं।

चैप्टर 8 का सारांश

  • आपने Bank Ledger बनाना और कॉन्फिगर करना सीखा।
  • Bank Transactions और Cheque Management की प्रक्रिया समझी।
  • Bank Reconciliation Statement (BRS) मैन्युअल और ऑटोमैटिक तरीके से करना सीखा।
  • प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।

अगला चैप्टर: अगले चैप्टर में, हम Payroll Management सीखेंगे, जिसमें कर्मचारी डेटा सेटअप, सैलरी प्रोसेसिंग, और स्टैट्यूटरी डिडक्शन्स शामिल होंगे।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

  1. Bank Ledger बनाएं:
  • Name: ICICI Bank, Opening Balance: 75,000, IFSC: ICIC0004321
  1. Payment Voucher बनाएं:
  • Debit: Ram Supplier, Amount: 5,000
  • Credit: ICICI Bank, Cheque Number: 007890
  1. Receipt Voucher बनाएं:
  • Credit: Shyam Customer, Amount: 10,000
  • Debit: SBI Bank
  1. HDFC Bank के लिए BRS करें:
  • Payment Voucher (10,000) का Bank Date: 23-Jun-2025
  • Receipt Voucher (8,000) का Bank Date: 22-Jun-2025
  1. Cheque Register और BRS Reports चेक करें।

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