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TallyPrime में Budgeting और Cost Control

Budgeting और Cost Control का परिचय

Budgeting बिजनेस के लिए वित्तीय योजनाएं बनाने की प्रक्रिया है, जिसमें Income, Expenses, और Capital Expenditure के लिए लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं। Cost Control अनावश्यक खर्चों को कम करने और बजट के भीतर रहने की प्रक्रिया है। TallyPrime में Budgeting और Cost Control के फीचर्स आपको बिजनेस के वित्तीय प्रदर्शन को ट्रैक करने और अनुशासित खर्च सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

मुख्य Features:

  • Budgets: Ledger-wise, Group-wise, या Cost Centre-wise बजट सेट करना।
  • Budget Variance Reports: वास्तविक खर्च और बजट की तुलना।
  • Cost Centres: खर्चों को Departments या Projects में ट्रैक करना।
  • Cost Category Allocation: विभिन्न लागत श्रेणियों (जैसे Marketing, Operations) में खर्चों का वर्गीकरण।
  • Alerts and Controls: बजट से अधिक खर्च होने पर अलर्ट।

उदाहरण: Sharma Traders, एक किराने की दुकान, मासिक बिक्री के लिए 2 लाख रुपये का लक्ष्य और किराए के लिए 10,000 रुपये का बजट सेट करना चाहता है। TallyPrime में यह बजट बनाया और ट्रैक किया जा सकता है।

21.2 TallyPrime में Budget सेट करना

Budgets TallyPrime में वित्तीय लक्ष्य निर्धारित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। आप Ledger, Group, या Cost Centre के लिए बजट बना सकते हैं।

Budget सेट करने के स्टेप्स:

  1. Budgets Enable करें:
  • Gateway of Tally > F11 (Features) > Accounting Features।
  • Enable Budgets: Set to Yes।
  1. Budget Create करें:
  • Gateway of Tally > Create > Budgets।
  • Name: जैसे “Monthly Budget June 2025″।
  • Period: 01-Jun-2025 से 30-Jun-2025।
  • Set/Alter Budgets for:
    • Groups: जैसे Sales Accounts, Indirect Expenses।
    • Ledgers: जैसे Rent, Sales Account।
    • Cost Centres: जैसे Shop Floor, Admin।
  1. Budget Details भरें:
  • Sales Accounts: Credit Budget: 2,00,000 (Expected Sales)।
  • Rent: Debit Budget: 10,000 (Max Expense)।
  • Purchase Account: Debit Budget: 1,50,000 (Max Purchase)।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।
  1. Verify करें:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Budgets > Budget Variance।
  • Created Budget चेक करें।

उदाहरण: Sharma Traders के लिए Monthly Budget:

  • Sales Accounts: 2,00,000 (Credit)
  • Rent: 10,000 (Debit)
  • Purchase Account: 1,50,000 (Debit)

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. F11 में Budgets Enable करें।
  2. “Monthly Budget June 2025” बनाएं:
  • Sales Accounts: 2,50,000
  • Electricity Expense: 5,000
  • Purchase Account: 1,80,000
  1. Budget Variance Report चेक करें।

21.3 Cost Centres और Cost Categories

Cost Centres खर्चों और आय को बिजनेस के विभिन्न हिस्सों (जैसे Departments, Projects) में ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। Cost Categories कई Cost Centres के लिए खर्चों को वर्गीकृत करने में मदद करती हैं।

Cost Centre सेट करने के स्टेप्स:

  1. Cost Centres Enable करें:
  • Gateway of Tally > F11 > Accounting Features > Enable Cost Centres: Yes।
  1. Cost Centre Create करें:
  • Gateway of Tally > Create > Cost Centres。
  • Name: जैसे “Shop Floor”।
  • Under: Primary।
  • दूसरा Cost Centre: “Admin”।
  1. Ledger में Cost Centre Allocation:
  • Gateway of Tally > Alter > Ledger > Rent।
  • Cost Centre Allocation: Yes।
  • Shop Floor: 60% (6,000), Admin: 40% (4,000)।
  1. Voucher Entry में Cost Centre:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F5 (Payment)।
  • Date: 01-Jun-2025
  • Debit: Rent, Amount: 10,000
  • Cost Centre: Shop Floor (6,000), Admin (4,000)
  • Credit: HDFC Bank
  • Narration: Paid June Rent
  1. Report चेक करें:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Cost Centres > Cost Centre Break-up।
  • Rent Allocation चेक करें।

Cost Category सेट करने के स्टेप्स:

  1. Enable Cost Categories:
  • Gateway of Tally > F11 > Enable Cost Categories: Yes।
  1. Cost Category Create करें:
  • Gateway of Tally > Create > Cost Categories।
  • Name: जैसे “Operations”।
  • दूसरा Category: “Overheads”।
  1. Assign Cost Centres:
  • Cost Centre “Shop Floor” को Operations में और “Admin” को Overheads में असाइन करें।
  1. Verify Report:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Cost Centres > Category Summary।
  • Operations और Overheads के खर्च चेक करें।

उदाहरण: Sharma Traders में Rent (10,000) को Shop Floor (6,000) और Admin (4,000) में Allocate करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Cost Centres बनाएं: “Warehouse” और “Retail Shop”।
  2. Ledger “Electricity Expense” में Cost Centre Allocation सेट करें: Warehouse (70%), Retail Shop (30%)।
  3. Payment Voucher बनाएं: Electricity Expense (3,000) और Cost Centres Allocate करें।
  4. Cost Centre Break-up Report चेक करें।

21.4 Budget Variance Analysis

Budget Variance Report वास्तविक खर्चों और आय को बजट के साथ तुलना करता है, जिससे आप विचलन (Over/Under Budget) का विश्लेषण कर सकते हैं।

Budget Variance Report Generate करने के स्टेप्स:

  1. Report खोलें:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Budgets > Budget Variance।
  1. Select Budget:
  • Budget: Monthly Budget June 2025।
  • Date Range: 01-Jun-2025 से 30-Jun-2025।
  1. Analyze करें:
  • Sales Accounts:
    • Budget: 2,00,000
    • Actual: 1,80,000 (Sales Vouchers से)
    • Variance: -20,000 (Under Budget)
  • Rent:
    • Budget: 10,000
    • Actual: 11,000
    • Variance: +1,000 (Over Budget)
  1. Drill Down:
  • Alt + F1 दबाकर Detailed View देखें।
  • Specific Ledger या Voucher चेक करें।
  1. Export Report:
  • Ctrl + E दबाकर Excel में Export करें।

उदाहरण: Sharma Traders में Sales 20,000 कम और Rent 1,000 ज्यादा है। Budget Variance Report से यह विश्लेषण करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Sales Voucher बनाएं: Shyam Customer, Basmati Rice, 20 Kg @ 65/kg, GST: 5%।
  2. Payment Voucher बनाएं: Rent, 11,000।
  3. Budget Variance Report Generate करें और Variance Analyze करें।
  4. Report को Excel में Export करें।

21.5 Cost Control Techniques in TallyPrime

Cost Control में अनावश्यक खर्चों को कम करना और बजट का पालन सुनिश्चित करना शामिल है। TallyPrime के टूल्स इसे आसान बनाते हैं।

Cost Control के लिए स्टेप्स:

  1. Set Budget Alerts:
  • Gateway of Tally > Alter > Budgets > Monthly Budget June 2025।
  • Over Budget Alert: Enable (F12 > Configure)।
  • Example: Rent > 10,000 होने पर Warning।
  1. Monitor Cost Centres:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Cost Centres > Cost Centre Summary।
  • Shop Floor और Admin के खर्चों की तुलना करें।
  • High-Cost Areas (जैसे Admin का ज्यादा Electricity) Identify करें।
  1. Use Exception Reports:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Exception Reports > Over Budget Transactions।
  • Over Budget Vouchers (जैसे Rent: 11,000) चेक करें।
  1. Implement Approval Workflow:
  • Gateway of Tally > Alt + K > Security Control > Users and Passwords।
  • User Role: Manager (Allow: Approve Vouchers, Deny: Create Vouchers)।
  • High-Value Payments को Manager Approval की जरूरत सेट करें।
  1. Periodic Review:
  • Monthly Budget Variance और Cost Centre Reports रिव्यू करें।
  • Cost-Saving Measures (जैसे Bulk Purchase Discounts) लागू करें।

उदाहरण: Sharma Traders में Rent Over Budget (11,000) है। Manager Approval Workflow सेट करें और Bulk Purchase से Costs कम करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Budget Alerts Enable करें: Electricity Expense > 5,000।
  2. Cost Centre Summary Report चेक करें और High-Cost Areas Identify करें।
  3. Exception Report में Over Budget Transactions चेक करें।
  4. Manager Role बनाएं और Approval Workflow सेट करें।

21.6 सामान्य समस्याएं और समाधान

  1. Budget Variance Report में डेटा नहीं दिख रहा:
  • सुनिश्चित करें कि Budget सही Period और Ledgers के लिए सेट है।
  • Vouchers में सही Ledger और Cost Centre यूज करें।
  1. Cost Centre Allocation गलत:
  • Voucher Entry में Cost Centre Allocation दोबारा चेक करें।
  • Ledger में Default Allocation सेट करें।
  1. Over Budget Alerts काम नहीं कर रहे:
  • F12 > Configure में Budget Alerts Enabled हैं या नहीं, चेक करें।
  • TallyPrime को Latest Version में अपडेट करें।
  1. Slow Report Generation:
  • Data Verification करें (Gateway of Tally > Alt + F3 > Data Verification)।
  • Large Data होने पर Filters (जैसे Specific Ledger) यूज करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Budget Variance Report में Errors ठीक करें।
  2. Data Verification करें।

चैप्टर 21 का सारांश

  • आपने Budgeting और Cost Control की प्रक्रिया सीखी।
  • Budgets, Cost Centres, और Cost Categories सेट करना समझा।
  • Budget Variance Analysis और Cost Control Techniques लागू किए।
  • प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

  1. “Monthly Budget July 2025” बनाएं:
  • Sales Accounts: 3,00,000
  • Salary Expense: 20,000
  • Purchase Account: 2,00,000
  1. Cost Centres बनाएं: “Delivery Team” और “Billing Desk”।
  2. Payment Voucher बनाएं: Salary, 22,000, Cost Centres: Delivery Team (70%), Billing Desk (30%)।
  3. Budget Variance Report Generate करें और Over Budget Items चेक करें।
  4. Manager Approval Workflow सेट करें।
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