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Tally में Master Data बनाना और Management

इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Master Data को बनाने और प्रबंधन करने की प्रक्रिया सीखेंगे। Master Data वह बुनियादी जानकारी है, जो आपके बिजनेस के अकाउंटिंग और इनवेंट्री सिस्टम की नींव रखती है। इसमें Ledger, Group, Stock Item, Stock Group, और Unit of Measure शामिल हैं। हम प्रत्येक हिस्से को स्टेप-बाय-स्टेप समझाएंगे, प्रैक्टिकल उदाहरण देंगे, और टास्क शामिल करेंगे ताकि आप Tally में हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त कर सकें। सभी technical terms को English में ही लिखा जाएगा, जैसा कि आपने अनुरोध किया है।

3.1 Master Data का परिचय

Master Data Tally में उन स्थायी रिकॉर्ड्स को कहते हैं, जो बार-बार उपयोग होते हैं। उदाहरण के लिए, आपके बिजनेस के खाते (Ledgers), सामान (Stock Items), और उनके ग्रुप्स। Master Data सही होने पर ही आपके ट्रांजैक्शन्स और रिपोर्ट्स सटीक होंगे।

मुख्य Master Data प्रकार:

Ledger: बिजनेस के खाते, जैसे Cash, Bank, Sales, Purchase।
Group: Ledgers को व्यवस्थित करने के लिए कैटेगरी, जैसे Current Assets, Expenses।
Stock Item: बिजनेस में बिकने या खरीदे जाने वाले प्रोडक्ट्स, जैसे Rice, Soap।
Stock Group: Stock Items को व्यवस्थित करने के लिए ग्रुप, जैसे Groceries, Electronics।
Unit of Measure: मात्रा की इकाई, जैसे Kg, Litre, Piece।

उदाहरण: अगर आप एक किराने की दुकान चलाते हैं, तो आपके Master Data में शामिल हो सकता है:

Ledger: Cash, HDFC Bank, Sales Account।
Stock Item: Rice, Sugar, Oil।
Stock Group: Grains, Edible Oils।
Unit of Measure: Kg, Litre।

3.2 Ledger बनाना और प्रबंधन

Ledger एक खाता है, जिसमें आपके बिजनेस के वित्तीय लेनदेन दर्ज होते हैं। Tally में हर ट्रांजैक्शन के लिए कम से कम दो Ledgers की जरूरत होती है (Debit और Credit)।

Ledger बनाने के स्टेप्स:

Gateway of Tally पर जाएं:

TallyPrime खोलें और मुख्य स्क्रीन पर पहुंचें।

Ledger Creation स्क्रीन खोलें:

Gateway of Tally > Create > Ledger।
या “Go To” (Alt + G) में “Ledger” सर्च करें और “Create Ledger” चुनें।

Ledger डिटेल्स भरें:

Name: Ledger का नाम, जैसे “Cash in Hand”।
Under: Group चुनें, जैसे “Cash-in-hand” के लिए “Cash”।
Opening Balance: अगर कोई शुरुआती बैलेंस है, तो दर्ज करें (जैसे 50,000)।
Mailing Details (वैकल्पिक): पता, अगर Ledger पार्टी (जैसे Supplier) से संबंधित है।
Tax Registration Details (वैकल्पिक): GSTIN, अगर लागू हो।

सेव करें:

Ctrl + A दबाएं या “Accept” चुनें।
Ledger Master Data में सेव हो जाएगा।

उदाहरण: मान लीजिए आपकी दुकान में 50,000 रुपये नकद हैं। Ledger बनाएं:

Name: Cash in Hand
Under: Cash
Opening Balance: 50,000

इसी तरह, एक बैंक Ledger बनाएं:

Name: HDFC Bank
Under: Bank Accounts
Opening Balance: 1,00,000

Ledger प्रबंधन:

Alter Ledger: Gateway of Tally > Alter > Ledger > Ledger चुनें > डिटेल्स अपडेट करें।
Delete Ledger: Gateway of Tally > Alter > Ledger > Ledger चुनें > Alt + D दबाएं।
View Ledger: Gateway of Tally > Display More Reports > Accounts Books > Ledger > Ledger चुनें।

प्रैक्टिकल टास्क:

निम्नलिखित Ledgers बनाएं:

Sales Account (Under: Sales Accounts)
Purchase Account (Under: Purchase Accounts)
Ram Supplier (Under: Sundry Creditors, Opening Balance: 20,000)

“Cash in Hand” Ledger को Alter करें और Opening Balance को 75,000 करें।

3.3 Group बनाना और प्रबंधन

Group Ledgers को व्यवस्थित करने के लिए कैटेगरी हैं। Tally में पहले से कई Pre-defined Groups होते हैं, जैसे Current Assets, Expenses, Income। आप Custom Groups भी बना सकते हैं।

Pre-defined Groups:

Primary Groups: Capital Account, Current Assets, Current Liabilities, Income, Expenses।
Sub-Groups: Cash, Bank Accounts, Sundry Debtors, Sundry Creditors।

Custom Group बनाने के स्टेप्स:

Group Creation स्क्रीन खोलें:

Gateway of Tally > Create > Group।

Group डिटेल्स भरें:

Name: Group का नाम, जैसे “Local Suppliers”।
Under: Primary Group या Sub-Group चुनें, जैसे “Sundry Creditors”।

सेव करें:

Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: अगर आप अलग-अलग शहरों के सप्लायर्स के लिए Group बनाना चाहते हैं:

Name: Delhi Suppliers
Under: Sundry Creditors

Group प्रबंधन:

Alter Group: Gateway of Tally > Alter > Group > Group चुनें > डिटेल्स अपडेट करें।
Delete Group: Alter स्क्रीन में Alt + D दबाएं (अगर Group में कोई Ledger नहीं है)।
View Groups: Gateway of Tally > Display More Reports > Accounts Books > Group Summary।

प्रैक्टिकल टिप: Pre-defined Groups का उपयोग करें, जब तक बहुत जरूरी न हो। Custom Groups बनाने से पहले सुनिश्चित करें कि कोई मौजूदा Group आपकी जरूरत पूरी नहीं कर सकता।

3.4 Stock Item बनाना और प्रबंधन

Stock Item आपके बिजनेस में बिकने या खरीदे जाने वाले प्रोडक्ट्स हैं। अगर आप इनवेंट्री मैनेज करते हैं, तो Stock Items बनाना जरूरी है।

Stock Item बनाने के स्टेप्स:

Stock Item Creation स्क्रीन खोलें:

Gateway of Tally > Create > Stock Item।

Stock Item डिटेल्स भरें:

Name: प्रोडक्ट का नाम, जैसे “Basmati Rice”।
Under: Stock Group चुनें, जैसे “Grains” (अगर नहीं है, तो ऑन-द-स्पॉट बनाएं)।
Unit of Measure: इकाई चुनें, जैसे “Kg”।
Opening Balance: स्टॉक मात्रा और वैल्यू, जैसे 100 Kg @ 50/kg = 5,000।
GST Details (वैकल्पिक): GST Rate, जैसे 5%।

सेव करें:

Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: अपनी किराने की दुकान के लिए Stock Item बनाएं:

Name: Basmati Rice
Under: Grains
Unit: Kg
Opening Balance: 100 Kg @ 50/kg
GST Rate: 5%

इसी तरह, एक और Stock Item:

Name: Sunflower Oil
Under: Edible Oils
Unit: Litre
Opening Balance: 50 Litre @ 120/litre

Stock Item प्रबंधन:

Alter Stock Item: Gateway of Tally > Alter > Stock Item > Item चुनें।
Delete Stock Item: Alter स्क्रीन में Alt + D दबाएं।
View Stock Items: Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Stock Summary।

प्रैक्टिकल टास्क:

निम्नलिखित Stock Items बनाएं:

Sugar (Under: Grains, Unit: Kg, Opening: 200 Kg @ 40/kg)
Soap (Under: Personal Care, Unit: Piece, Opening: 100 Piece @ 20/piece)

“Basmati Rice” का Opening Balance Alter करें और 150 Kg करें।

3.5 Stock Group बनाना और प्रबंधन

Stock Group Stock Items को व्यवस्थित करने के लिए कैटेगरी हैं। यह इनवेंट्री को मैनेज करने और रिपोर्ट्स को समझने में मदद करता है।

Stock Group बनाने के स्टेप्स:

Stock Group Creation स्क्रीन खोलें:

Gateway of Tally > Create > Stock Group।

Stock Group डिटेल्स भरें:

Name: Group का नाम, जैसे “Grains”।
Under: Primary या मौजूदा Stock Group, जैसे “Primary”।

सेव करें:

Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण:

Name: Edible Oils
Under: Primary

Stock Group प्रबंधन:

Alter Stock Group: Gateway of Tally > Alter > Stock Group।
Delete Stock Group: Alter स्क्रीन में Alt + D।
View Stock Groups: Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Stock Group Summary।

3.6 Unit of Measure बनाना और प्रबंधन

Unit of Measure स्टॉक की मात्रा को मापने की इकाई है, जैसे Kg, Litre, Piece। Tally में पहले से कई Units उपलब्ध हैं, लेकिन आप Custom Units भी बना सकते हैं।

Unit of Measure बनाने के स्टेप्स:

Unit Creation स्क्रीन खोलें:

Gateway of Tally > Create > Unit of Measure।

Unit डिटेल्स भरें:

Type: Simple या Compound (ज्यादातर Simple चुनें)।
Symbol: जैसे “Kg” या “Piece”।
Formal Name: जैसे “Kilogram”।

सेव करें:

Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण:

Type: Simple
Symbol: Dozen
Formal Name: Dozen

Unit प्रबंधन:

Alter Unit: Gateway of Tally > Alter > Unit of Measure।
Delete Unit: Alter स्क्रीन में Alt + D।

प्रैक्टिकल टिप: Stock Item बनाते समय Unit ऑन-द-स्पॉट भी बना सकते हैं।

3.7 सामान्य समस्याएं और समाधान

Ledger या Stock Item नहीं दिख रहा:

सुनिश्चित करें कि सही कंपनी सेलेक्ट है (F3 > Select Company)।
Display Reports में चेक करें।

Opening Balance गलत दिख रहा:

Ledger/Stock Item को Alter करें और बैलेंस अपडेट करें।

Group में Ledger नहीं जा रहा:

Ledger Creation में सही Group चुनें।
Group को Alter करके चेक करें।

चैप्टर 3 का सारांश

आपने Ledger, Group, Stock Item, Stock Group, और Unit of Measure बनाना सीखा।
Master Data को Alter और Delete करना समझा।
प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।
अब आप Tally में अकाउंटिंग और इनवेंट्री की नींव रख सकते हैं।

अगला चैप्टर: अगले चैप्टर में, हम Basic Accounting सीखेंगे, जिसमें Voucher Entry और बेसिक ट्रांजैक्शन्स दर्ज करना शामिल होगा।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

निम्नलिखित Master Data बनाएं:

Ledger: Customer – Shyam (Under: Sundry Debtors, Opening: 10,000)
Stock Group: Beverages
Stock Item: Cold Drink (Under: Beverages, Unit: Bottle, Opening: 50 Bottle @ 20/bottle)
Unit of Measure: Bottle

“Cash in Hand” Ledger का Opening Balance 1,00,000 करें।
Gateway of Tally में Display Reports > Accounts Books > Ledger Summary देखें।