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Data Security और Backup in Tally

इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Data Security और Backup की प्रक्रिया को विस्तार से सीखेंगे। इसमें डेटा का बैकअप लेना, रिस्टोर करना, User Management, और Security Controls को लागू करना शामिल है। यह चैप्टर इंटरमीडिएट लेवल के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें स्टेप-बाय-स्टेप गाइड और प्रैक्टिकल उदाहरण होंगे।

12.1 Data Security और Backup का परिचय

Data Security आपके बिजनेस डेटा को नुकसान, चोरी, या अनधिकृत पहुंच से बचाने की प्रक्रिया है। Backup आपके डेटा की कॉपी बनाकर उसे सुरक्षित रखने का तरीका है, ताकि डेटा खोने या करप्ट होने पर उसे रिकवर किया जा सके। TallyPrime में Data Security और Backup फीचर्स आपके अकाउंटिंग और इन्वेंट्री डेटा को सुरक्षित रखने में मदद करते हैं।

मुख्य Data Security और Backup Features:

  • Data Backup: Company डेटा की कॉपी बनाना।
  • Data Restore: बैकअप से डेटा को रिकवर करना।
  • User Management: विभिन्न यूजर्स के लिए Access Levels सेट करना।
  • Security Controls: Password Protection और Data Encryption।
  • Audit Trail: डेटा में बदलावों का रिकॉर्ड रखना।

उदाहरण: अगर आपकी किराने की दुकान का Tally डेटा क्रैश हो जाता है, तो आप बैकअप फाइल से डेटा रिस्टोर कर सकते हैं। साथ ही, आप कर्मचारियों के लिए Restricted Access सेट कर सकते हैं ताकि वे केवल जरूरी डेटा ही देख सकें।

12.2 Data Backup लेना

Data Backup आपके Company डेटा की कॉपी बनाता है, जिसे External Drive, Cloud, या Computer पर स्टोर किया जा सकता है।

Data Backup लेने के स्टेप्स:

  1. Backup स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Alt + F3 (Company) > Backup।
  • या “Go To” (Alt + G) में “Backup” सर्च करें।
  1. Backup डिटेल्स सेट करें:
  • Source Path: Tally डेटा का डिफॉल्ट लोकेशन (जैसे C:\TallyPrime\Data)।
  • Destination Path: बैकअप फाइल कहां सेव होगी (जैसे D:\TallyBackup या USB Drive)।
  • Company Selection: बैकअप लेने वाली Company चुनें, जैसे “Sharma Traders”।
  • File Name: डिफॉल्ट रूप से Company Number के साथ .TBK फॉर्मेट में सेव होगा (जैसे 10001.TBK)।
  1. Backup शुरू करें:
  • Enter दबाएं और प्रक्रिया पूरी होने तक प्रतीक्षा करें।
  1. Verify करें:
  • Destination Path में जाकर बैकअप फाइल चेक करें।

उदाहरण: Sharma Traders का बैकअप D:\TallyBackup में लें:

  • Source Path: C:\TallyPrime\Data
  • Destination Path: D:\TallyBackup
  • Company: Sharma Traders
  • File Name: 10001.TBK

प्रैक्टिकल टिप: नियमित रूप से (जैसे साप्ताहिक) बैकअप लें और बैकअप फाइल को External Drive या Cloud Storage (जैसे Google Drive) पर स्टोर करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Sharma Traders का बैकअप लें और फाइल को USB Drive में सेव करें।
  2. बैकअप फाइल का नाम और साइज चेक करें।

12.3 Data Restore करना

Data Restore बैकअप फाइल से डेटा को रिकवर करने की प्रक्रिया है। यह तब उपयोगी है जब डेटा क्रैश, करप्ट, या डिलीट हो जाता है।

Data Restore करने के स्टेप्स:

  1. Restore स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Alt + F3 (Company) > Restore।
  1. Restore डिटेल्स सेट करें:
  • Source Path: बैकअप फाइल का लोकेशन (जैसे D:\TallyBackup\10001.TBK)।
  • Destination Path: जहां डेटा रिस्टोर होगा (जैसे C:\TallyPrime\Data)।
  • Company Selection: रिस्टोर करने वाली Company चुनें।
  1. Restore शुरू करें:
  • Enter दबाएं और प्रक्रिया पूरी होने तक प्रतीक्षा करें।
  1. Verify करें:
  • Gateway of Tally > F3 (Select Company) में रिस्टोर की गई Company चेक करें।

उदाहरण: D:\TallyBackup से Sharma Traders का डेटा रिस्टोर करें:

  • Source Path: D:\TallyBackup\10001.TBK
  • Destination Path: C:\TallyPrime\Data
  • Company: Sharma Traders

प्रैक्टिकल टिप: Restore करने से पहले मौजूदा डेटा का बैकअप लें ताकि कोई गलती होने पर उसे रिकवर किया जा सके।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Sharma Traders का बैकअप रिस्टोर करें।
  2. रिस्टोर के बाद Company खोलें और Day Book में लेटेस्ट Vouchers चेक करें।

12.4 User Management और Security Controls

User Management आपको विभिन्न यूजर्स के लिए Access Levels सेट करने की सुविधा देता है, ताकि डेटा सुरक्षित रहे। Security Controls में Password Protection और Role-Based Access शामिल हैं।

User Management सेट करने के स्टेप्स:

  1. Security Control Enable करें:
  • Gateway of Tally > F11 (Features) > Enable Security: Yes।
  1. Security Levels बनाएं:
  • Gateway of Tally > Alt + K (Company) > Security Control > Users and Passwords।
  • User Role बनाएं:
    • Name: जैसे “Accountant”।
    • Allow Access To: जैसे Vouchers, Reports, Masters।
    • Deny Access To: जैसे Backup, Restore।
  • User बनाएं:
    • Username: जैसे “Ravi”।
    • Password: जैसे “Ravi123″।
    • Security Level: जैसे Accountant।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।
  1. Verify करें:
  • Tally रीस्टार्ट करें और Username/Password से लॉगिन करें।

उदाहरण: Accountant Role बनाएं जो Vouchers और Reports देख सके, लेकिन Backup न ले सके। User Ravi को यह Role असाइन करें।

Security Controls:

  • Admin Password: Company Creation के दौरान Admin Password सेट करें।
  • Data Encryption: Gateway of Tally > Alt + K > Enable Data Encryption: Yes।
  • Audit Trail: F11 > Enable Audit Features: Yes। यह Vouchers में बदलावों का रिकॉर्ड रखता है।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Security Control Enable करें।
  2. User Role बनाएं:
  • Name: Clerk, Allow: Voucher Entry, Deny: Reports
  1. User बनाएं:
  • Username: Priya, Password: Priya123, Role: Clerk
  1. Priya यूजर से लॉगिन करके Voucher Entry और Reports का Access चेक करें।

12.5 Data Verification और Repair

Data Verification और Repair Tally डेटा में Errors या Corruption को ठीक करने के लिए उपयोगी हैं।

Data Verification करने के स्टेप्स:

  1. Data Verification स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Alt + F3 > Data Verification।
  1. Verify करें:
  • Company: Sharma Traders चुनें।
  • Tally डेटा में Errors (जैसे Missing Vouchers, Negative Stock) चेक करेगा।
  1. Report देखें:
  • Verification Report में Errors की लिस्ट दिखाई देगी।

Data Repair करने के स्टेप्स:

  1. Backup लें:
  • Repair से पहले डेटा का बैकअप लें।
  1. Repair शुरू करें:
  • Gateway of Tally > Alt + F3 > Rewrite Company।
  • Company चुनें और Enter दबाएं।
  1. Verify करें:
  • Repair के बाद Company खोलें और Day Book चेक करें।

उदाहरण: Sharma Traders का Data Verification करें। अगर Negative Stock Error दिखे, तो Stock Item Alter करके ठीक करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Sharma Traders का Data Verification करें।
  2. किसी Error को मैन्युअल ठीक करें (जैसे Missing Ledger)।

12.6 सामान्य समस्याएं और समाधान

  1. Backup फाइल नहीं खुल रही:
  • चेक करें कि बैकअप फाइल .TBK फॉर्मेट में है।
  • Source Path सही है या नहीं, वेरिफाई करें।
  1. User Access काम नहीं कर रहा:
  • सुनिश्चित करें कि Security Control Enabled है।
  • Username/Password दोबारा चेक करें।
  1. Data Corruption Error:
  • Data Verification करें और Rewrite Company का उपयोग करें।
  • Tally सपोर्ट से संपर्क करें (support@tallysolutions.com)।

चैप्टर 12 का सारांश

  • आपने Data Backup और Restore करना सीखा।
  • User Management और Security Controls सेट करना समझा।
  • Data Verification और Repair की प्रक्रिया सीखी।
  • प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।

अगला चैप्टर: अगले चैप्टर में, हम TallyPrime की विशेषताएं सीखेंगे, जिसमें E-Invoicing, GST Portal Integration, और नए फीचर्स शामिल होंगे।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

  1. Sharma Traders का बैकअप लें और External Drive में सेव करें।
  2. बैकअप फाइल को रिस्टोर करें और Day Book चेक करें।
  3. User Role बनाएं:
  • Name: Manager, Allow: Reports, Deny: Backup
  1. User बनाएं:
  • Username: Anil, Password: Anil123, Role: Manager
  1. Data Verification करें और किसी Error को ठीक करें।
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