Inventory Management in Tally
इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Inventory Management की प्रक्रिया को विस्तार से सीखेंगे। इसमें Stock Journal, Godown Setup, और इनवेंट्री से संबंधित ट्रांजैक्शन्स को शामिल किया जाएगा। हम यह भी समझेंगे कि Tally में स्टॉक को कैसे ट्रैक और मैनेज किया जाता है। यह चैप्टर बिगिनर और इंटरमीडिएट लेवल के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें स्टेप-बाय-स्टेप गाइड और प्रैक्टिकल उदाहरण होंगे।
5.1 Inventory Management का परिचय
Inventory Management आपके बिजनेस के स्टॉक (जैसे प्रोडक्ट्स, कच्चा माल) को ट्रैक करने और प्रबंधन करने की प्रक्रिया है। TallyPrime में, आप स्टॉक की मात्रा, मूल्य, और स्थान (Godown) को मैनेज कर सकते हैं। यह उन बिजनेस के लिए जरूरी है जो सामान खरीदते, बेचते, या प्रोडक्शन करते हैं।
मुख्य Inventory Components:
- Stock Item: प्रोडक्ट्स, जैसे Basmati Rice, Sunflower Oil।
- Stock Group: प्रोडक्ट्स की कैटेगरी, जैसे Grains, Edible Oils।
- Godown: स्टॉक स्टोर करने की जगह, जैसे Main Warehouse।
- Stock Journal: स्टॉक ट्रांसफर या प्रोडक्शन के लिए।
- Unit of Measure: मात्रा की इकाई, जैसे Kg, Litre।
उदाहरण: अगर आप एक किराने की दुकान चलाते हैं, तो आप अपने स्टॉक (जैसे Rice, Oil) को Godown में ट्रैक करेंगे और Stock Journal का उपयोग करके स्टॉक को एक Godown से दूसरे में ट्रांसफर करेंगे।
5.2 Godown Setup
Godown Tally में वह स्थान है जहां आप अपने स्टॉक को स्टोर करते हैं। डिफॉल्ट रूप से, Tally एक Main Location Godown प्रदान करता है, लेकिन आप अपने बिजनेस की जरूरत के अनुसार Custom Godowns बना सकते हैं।
Godown बनाने के स्टेप्स:
- Godown Creation स्क्रीन खोलें:
- Gateway of Tally > Create > Godown।
- या “Go To” (Alt + G) में “Godown” सर्च करें और “Create Godown” चुनें।
- Godown डिटेल्स भरें:
- Name: Godown का नाम, जैसे “Main Warehouse”।
- Under: Primary या मौजूदा Godown, जैसे “Primary”।
- Allow Storage of Materials: Yes, अगर स्टॉक स्टोर करना है।
- Set Opening Balance: Yes, अगर स्टॉक पहले से मौजूद है।
- सेव करें:
- Ctrl + A दबाएं।
उदाहरण: अपनी किराने की दुकान के लिए दो Godowns बनाएं:
- Godown 1:
- Name: Main Warehouse
- Under: Primary
- Allow Storage: Yes
- Godown 2:
- Name: Shop Floor
- Under: Primary
- Allow Storage: Yes
Godown प्रबंधन:
- Alter Godown: Gateway of Tally > Alter > Godown > Godown चुनें।
- Delete Godown: Alter स्क्रीन में Alt + D (अगर Godown में स्टॉक नहीं है)।
- View Godown: Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Godown Summary।
प्रैक्टिकल टास्क:
- निम्नलिखित Godowns बनाएं:
- Name: Back Store, Under: Primary
- Name: Retail Shop, Under: Primary
- “Main Warehouse” को Alter करें और नाम को “Central Warehouse” से बदलें।
5.3 Stock Journal का उपयोग
Stock Journal का उपयोग स्टॉक को एक Godown से दूसरे में ट्रांसफर करने या प्रोडक्शन प्रक्रिया को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। यह इनवेंट्री में स्टॉक की मात्रा को अपडेट करता है, लेकिन वित्तीय Ledgers को प्रभावित नहीं करता।
Stock Journal Voucher दर्ज करने के स्टेप्स:
- Stock Journal स्क्रीन खोलें:
- Gateway of Tally > Vouchers > Alt + F7 (Stock Journal)।
- Voucher डिटेल्स भरें:
- Date: जैसे 20-Jun-2025।
- Source (Consumption):
- Godown: स्टॉक निकलने वाला Godown, जैसे “Main Warehouse”।
- Stock Item: जैसे “Basmati Rice”।
- Quantity: जैसे 50 Kg।
- Destination (Production):
- Godown: स्टॉक जाने वाला Godown, जैसे “Shop Floor”।
- Stock Item: वही Stock Item, जैसे “Basmati Rice”।
- Quantity: 50 Kg।
- Narration: जैसे “Transferred 50 Kg Rice from Main Warehouse to Shop Floor”।
- सेव करें:
- Ctrl + A दबाएं।
उदाहरण: आपने 50 Kg Basmati Rice को Main Warehouse से Shop Floor में ट्रांसफर किया। Stock Journal:
- Date: 20-Jun-2025
- Source Godown: Main Warehouse
- Stock Item: Basmati Rice, Quantity: 50 Kg
- Destination Godown: Shop Floor
- Stock Item: Basmati Rice, Quantity: 50 Kg
- Narration: Transferred 50 Kg Rice to Shop Floor
प्रैक्टिकल टिप: Stock Journal का उपयोग तब करें जब स्टॉक की मात्रा बदलती हो, लेकिन कोई खरीद या बिक्री नहीं हो रही हो।
प्रैक्टिकल टास्क:
- Stock Journal बनाएं:
- Transfer 20 Litre Sunflower Oil from Main Warehouse to Retail Shop।
- Narration: Transferred Oil for retail display
5.4 Inventory Tracking और Reports
TallyPrime में इनवेंट्री को ट्रैक करने के लिए कई Reports उपलब्ध हैं, जो आपके स्टॉक की स्थिति को समझने में मदद करते हैं।
मुख्य Inventory Reports:
- Stock Summary:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Stock Summary।
- सभी Stock Items, उनकी मात्रा, और मूल्य दिखाता है।
- Godown Summary:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Godown Summary।
- प्रत्येक Godown में स्टॉक की स्थिति दिखाता है।
- Stock Item Summary:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Stock Item > Item चुनें।
- किसी खास Stock Item का विवरण।
उदाहरण: Stock Summary में चेक करें कि Main Warehouse में कितना Basmati Rice बचा है। अगर आपने 50 Kg ट्रांसफर किया, तो Main Warehouse में Opening Balance (100 Kg) से 50 Kg कम होना चाहिए।
प्रबंधन टिप्स:
- Alter Stock Item: Gateway of Tally > Alter > Stock Item > Quantity या Rate अपडेट करें।
- Negative Stock Check: F12 > Inventory Configuration > Allow Negative Stock को Enable करें, अगर जरूरी हो।
- Batch-wise Details: F11 > Inventory Features > Maintain Batch-wise Details को Enable करें, अगर Expiry Dates या Batch Numbers ट्रैक करना हो।
प्रैक्टिकल टास्क:
- Stock Summary Report खोलें और Basmati Rice का कुल स्टॉक चेक करें।
- Godown Summary में Main Warehouse और Shop Floor का स्टॉक देखें।
5.5 Opening Stock सेट करना
अगर आपने पहले Stock Items बनाए हैं, लेकिन Opening Balance सेट नहीं किया, तो आप इसे अब अपडेट कर सकते हैं।
Opening Stock सेट करने के स्टेप्स:
- Stock Item Alter करें:
- Gateway of Tally > Alter > Stock Item > Item चुनें (जैसे Basmati Rice)।
- Opening Balance अपडेट करें:
- Godown: जैसे Main Warehouse।
- Quantity: जैसे 100 Kg।
- Rate: जैसे 50/kg।
- Value: Tally ऑटोमैटिकली कैलकुलेट करेगा (100 * 50 = 5,000)।
- सेव करें:
- Ctrl + A दबाएं।
उदाहरण: Sunflower Oil का Opening Balance सेट करें:
- Godown: Main Warehouse
- Quantity: 50 Litre
- Rate: 120/litre
- Value: 6,000
प्रैक्टिकल टास्क:
- Stock Item “Sugar” का Opening Balance सेट करें:
- Godown: Main Warehouse
- Quantity: 200 Kg
- Rate: 40/kg
5.6 सामान्य समस्याएं और समाधान
- Stock Journal में Stock Item नहीं दिख रहा:
- चेक करें कि Stock Item सही Godown में उपलब्ध है।
- Gateway of Tally > Alter > Stock Item > Opening Balance चेक करें।
- Negative Stock Error:
- F11 > Inventory Features > Allow Negative Stock को Enable करें।
- या Opening Balance अपडेट करें।
- Godown Summary में स्टॉक नहीं दिख रहा:
- सुनिश्चित करें कि Stock Item में सही Godown सेट है।
- Stock Summary में Godown-wise Filter लागू करें।
चैप्टर 5 का सारांश
- आपने Godown Setup और Stock Journal का उपयोग सीखा।
- Inventory Reports जैसे Stock Summary और Godown Summary को समझा।
- Opening Stock सेट करना और इनवेंट्री ट्रैकिंग की प्रक्रिया सीखी।
- प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।
अगला चैप्टर: अगले चैप्टर में, हम Sales और Purchase Process को विस्तार से सीखेंगे, जिसमें Sales Voucher, Purchase Voucher, और Order Processing शामिल होंगे।
प्रैक्टिकल होमवर्क:
- निम्नलिखित Godowns बनाएं:
- Name: Warehouse 2, Under: Primary
- Stock Journal बनाएं:
- Transfer 30 Kg Sugar from Main Warehouse to Retail Shop।
- Narration: Transferred Sugar for retail sale
- Stock Summary और Godown Summary Reports चेक करें।
- Stock Item “Cold Drink” का Opening Balance सेट करें:
- Godown: Shop Floor
- Quantity: 50 Bottle
- Rate: 20/bottle