TallyPrime में Project Accounting

इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Project Accounting की प्रक्रिया को विस्तार से सीखेंगे। हम यह समझेंगे कि प्रोजेक्ट-वाइज़ खर्चों, आय, और प्रदर्शन को कैसे ट्रैक किया जाता है, साथ ही Cost Allocation और Project Profitability Analysis कैसे किया जाता है।

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22.1 Project Accounting का परिचय

Project Accounting बिजनेस में विशिष्ट प्रोजेक्ट्स के लिए वित्तीय लेनदेन को ट्रैक करने और विश्लेषण करने की प्रक्रिया है। यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक प्रोजेक्ट का Revenue, Expenses, और Profitability अलग-अलग मॉनिटर किया जाए। TallyPrime में Cost Centres और Budgets का उपयोग करके Project Accounting को प्रभावी ढंग से लागू किया जा सकता है। यह उन बिजनेस के लिए उपयोगी है जो एक साथ कई प्रोजेक्ट्स मैनेज करते हैं, जैसे किराने की दुकान में विशेष प्रमोशनल कैंपेन या स्टोर रिनोवेशन।

मुख्य Features:

• Cost Centres for Projects: प्रत्येक प्रोजेक्ट को एक Cost Centre के रूप में ट्रैक करना।
• Revenue and Expense Allocation: प्रोजेक्ट-वाइज़ आय और खर्च रिकॉर्ड करना।
• Project Budgeting: प्रोजेक्ट के लिए वित्तीय लक्ष्य सेट करना।
• Profitability Analysis: प्रोजेक्ट की लाभप्रदता का विश्लेषण।
• Project Reports: प्रोजेक्ट-वाइज़ Break-up और Variance Reports।

उदाहरण: Sharma Traders एक “Diwali Promo Campaign” प्रोजेक्ट चला रहा है। TallyPrime में इस प्रोजेक्ट के लिए खर्च (जैसे Advertising) और आय (जैसे Extra Sales) को ट्रैक किया जा सकता है।

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22.2 Project Accounting सेटअप

TallyPrime में Project Accounting के लिए Cost Centres का उपयोग प्रोजेक्ट्स को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। प्रत्येक प्रोजेक्ट को एक Cost Centre के रूप में सेट किया जाता है।

Project Accounting सेट करने के स्टेप्स:

1. Cost Centres Enable करें:

• Gateway of Tally > F11 (Features) > Accounting Features।
• Enable Cost Centres: Set to Yes।

1. Project Cost Centres बनाएं:

• Gateway of Tally > Create > Cost Centres।
• Name: Diwali Promo Campaign
• Under: Primary
• दूसरा Cost Centre: Store Renovation

1. Ledgers कॉन्फिगर करें:

• Gateway of Tally > Alter > Ledger।
• Ledgers जैसे Advertising Expense, Sales Account, और Labour Charges में Cost Centre Allocation: Yes सेट करें।

1. Budgets for Projects सेट करें (चैप्टर 21 से संबंधित):

• Gateway of Tally > Create > Budgets।
• Name: Diwali Campaign Budget
• Period: 01-Oct-2025 से 31-Oct-2025
• Cost Centre: Diwali Promo Campaign
• Details:
  • Advertising Expense: 20,000 (Debit)
  • Sales Account: 1,00,000 (Credit)

1. Verify करें:

• Gateway of Tally > Display More Reports > Cost Centres > Cost Centre Summary।
• Created Cost Centres चेक करें।

उदाहरण: Sharma Traders के लिए Cost Centres:

• Diwali Promo Campaign: Advertising और Sales ट्रैक करने के लिए।
• Store Renovation: Labour और Material Costs ट्रैक करने के लिए।

प्रैक्टिकल टास्क:

1. F11 में Cost Centres Enable करें।
2. Cost Centres बनाएं: “Summer Sale Campaign” और “New Godown Setup”।
3. Budget बनाएं: Summer Sale Campaign, Sales: 1,50,000, Marketing Expense: 15,000।
4. Cost Centre Summary चेक करें।

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22.3 Project Transactions रिकॉर्ड करना

प्रोजेक्ट से संबंधित सभी लेनदेन (Revenue और Expenses) को Cost Centres के साथ रिकॉर्ड किया जाता है।

Project Transactions रिकॉर्ड करने के स्टेप्स:

1. Expense Voucher बनाएं:

• Gateway of Tally > Vouchers > F5 (Payment)।
• Date: 01-Oct-2025
• Debit: Advertising Expense, Amount: 15,000
• Cost Centre: Diwali Promo Campaign
• Credit: HDFC Bank
• Narration: Paid for Diwali Campaign Ads

1. Revenue Voucher बनाएं:

• Gateway of Tally > Vouchers > F8 (Sales)।
• Date: 02-Oct-2025
• Party: Shyam Customer
• Stock Item: Basmati Rice, Quantity: 50 Kg, Rate: 65/kg, GST: 5%
• Cost Centre: Diwali Promo Campaign
• Narration: Sales from Diwali Campaign

1. Multiple Cost Centres Allocation (यदि लागू हो):

• Gateway of Tally > Vouchers > F7 (Journal)।
• Debit: Labour Charges, Amount: 10,000
• Cost Centre Allocation: Store Renovation (70%), Diwali Promo Campaign (30%)
• Credit: Cash
• Narration: Labour for Renovation and Campaign Setup

1. Verify Transactions:

• Gateway of Tally > Display More Reports > Cost Centres > Cost Centre Break-up।
• Diwali Promo Campaign में Advertising (15,000) और Sales (3,250) चेक करें।

उदाहरण: Diwali Promo Campaign के लिए:

• Expense: Advertising (15,000)
• Revenue: Basmati Rice Sales (3,250)

प्रैक्टिकल टास्क:

1. Payment Voucher बनाएं: Marketing Expense, 10,000, Cost Centre: Summer Sale Campaign।
2. Sales Voucher बनाएं: Shyam Customer, Cold Drink, 20 Bottle @ 25/bottle, Cost Centre: Summer Sale Campaign।
3. Journal Voucher बनाएं: Maintenance Expense, 8,000, Cost Centres: Summer Sale Campaign (50%), New Godown Setup (50%)।
4. Cost Centre Break-up Report चेक करें।

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22.4 Project Profitability Analysis

Profitability Analysis प्रत्येक प्रोजेक्ट की आय और खर्चों की तुलना करके उसकी वित्तीय सफलता का मूल्यांकन करता है।

Profitability Analysis करने के स्टेप्स:

1. Cost Centre Summary Report:

• Gateway of Tally > Display More Reports > Cost Centres > Cost Centre Summary।
• Cost Centre: Diwali Promo Campaign
• Details:
  • Revenue: Sales (3,250)
  • Expenses: Advertising (15,000)
  • Net Loss: 3,250 – 15,000 = -11,750

1. Budget Variance Report:

• Gateway of Tally > Display More Reports > Budgets > Budget Variance।
• Budget: Diwali Campaign Budget
• Variance:
  • Advertising: Budget (20,000), Actual (15,000), Variance: +5,000 (Under Budget)
  • Sales: Budget (1,00,000), Actual (3,250), Variance: -96,750 (Under Budget)

1. Drill Down Analysis:

• Alt + F1 दबाकर Detailed View देखें।
• Specific Vouchers (जैसे Advertising Payment) चेक करें।

1. Export Report:

• Ctrl + E दबाकर Excel में Export करें।

उदाहरण: Diwali Promo Campaign की Profitability:

• Revenue: 3,250
• Expenses: 15,000
• Net Loss: -11,750
• Budget Variance: Advertising में 5,000 की बचत, लेकिन Sales लक्ष्य से बहुत कम।

प्रैक्टिकल टास्क:

1. Cost Centre Summary Report Generate करें: Summer Sale Campaign।
2. Budget Variance Report चेक करें और Sales Variance Analyze करें।
3. Report को Excel में Export करें।

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22.5 Project Performance Optimization

प्रोजेक्ट की सफलता को बढ़ाने के लिए TallyPrime में Performance Optimization तकनीकों का उपयोग किया जा सकता है।

Optimization Techniques:

1. Set Project-Specific Budgets:

• प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए Realistic Budgets सेट करें।
• Example: Summer Sale Campaign के लिए Marketing Budget: 12,000।

1. Monitor Overruns:

• Gateway of Tally > Display More Reports > Exception Reports > Over Budget Transactions।
• Over Budget Expenses (जैसे Labour Charges) चेक करें।

1. Allocate Shared Costs:

• Shared Expenses (जैसे Electricity) को Multiple Cost Centres में Allocate करें।
• Example: Electricity (5,000) को Summer Sale Campaign (60%) और New Godown Setup (40%) में Divide करें।

1. Track Milestones:

• Journal Vouchers में Narration का उपयोग करके प्रोजेक्ट Milestones (जैसे Campaign Launch) रिकॉर्ड करें।

1. Review Profitability Regularly:

• Weekly/Monthly Cost Centre Summary और Budget Variance Reports रिव्यू करें।
• Low-Performing Projects (जैसे Diwali Campaign) के लिए Corrective Actions लें।

उदाहरण: Summer Sale Campaign में Sales लक्ष्य पूरा नहीं हो रहा। Marketing Expense को Optimize करें और Bulk Discounts ऑफर करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

1. Budget Alerts सेट करें: Marketing Expense > 12,000 (Summer Sale Campaign)।
2. Exception Report में Over Budget Transactions चेक करें।
3. Journal Voucher बनाएं: Electricity, 4,000, Cost Centres: Summer Sale Campaign (60%), New Godown Setup (40%)।
4. Cost Centre Summary Weekly रिव्यू करें।

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22.6 सामान्य समस्याएं और समाधान

1. Cost Centre Report में डेटा नहीं दिख रहा:

• Vouchers में Cost Centre Allocation चेक करें।
• सुनिश्चित करें कि Cost Centres Enabled हैं (F11 > Accounting Features)।

1. Budget Variance गलत:

• Budget Period और Ledger/Group Selection वेरिफाई करें।
• Actual Transactions में सही Ledger यूज करें।

1. Multiple Cost Centre Allocation Error:

• Voucher Entry में Percentage Allocation सही दर्ज करें।
• Ledger में Default Allocation सेट करें।

1. Slow Project Reports:

• Data Verification करें (Gateway of Tally > Alt + F3 > Data Verification)।
• Filters (जैसे Specific Cost Centre) यूज करें।

प्रैक्टिकल टास्क:

1. Cost Centre Report में Errors ठीक करें।
2. Data Verification करें।

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चैप्टर 22 का सारांश

• आपने Project Accounting की प्रक्रिया सीखी।
• Cost Centres और Budgets का उपयोग करके प्रोजेक्ट्स सेट करना समझा।
• Profitability Analysis और Performance Optimization तकनीकें लागू कीं।
• प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

1. Cost Centres बनाएं: “Winter Sale Campaign” और “Store Expansion”।
2. Budget बनाएं: Winter Sale Campaign, Sales: 2,00,000, Advertising: 18,000।
3. Vouchers बनाएं:

• Payment: Advertising, 12,000, Cost Centre: Winter Sale Campaign
• Sales: Shyam Customer, Sunflower Oil, 10 Litre @ 120/litre, Cost Centre: Winter Sale Campaign

1. Cost Centre Summary और Budget Variance Reports Generate करें।
2. Over Budget Transactions चेक करें।