Reports और Analysis in Tally
इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Reports और Analysis की प्रक्रिया को विस्तार से सीखेंगे। इसमें Balance Sheet, Profit and Loss Account, Trial Balance, और Inventory Reports जैसे Stock Summary शामिल होंगे। हम यह भी समझेंगे कि इन Reports को कैसे Generate, Analyze, और Customize किया जाता है। यह चैप्टर इंटरमीडिएट लेवल के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें स्टेप-बाय-स्टेप गाइड और प्रैक्टिकल उदाहरण होंगे।
11.1 Reports और Analysis का परिचय
Reports Tally में आपके बिजनेस की वित्तीय और इनवेंट्री स्थिति को समझने का एक शक्तिशाली तरीका हैं। ये Reports आपको Decision-Making, Compliance, और Performance Tracking में मदद करते हैं। TallyPrime में Reports को आसानी से Generate, Customize, और Export किया जा सकता है।
मुख्य Reports:
- Balance Sheet: बिजनेस की Assets, Liabilities, और Capital का Overview।
- Profit and Loss Account: बिजनेस की Income और Expenses का Summary।
- Trial Balance: सभी Ledgers का Closing Balance।
- Stock Summary: इनवेंट्री की स्थिति, जैसे Stock Items और Godowns।
- Day Book: सभी Vouchers का Daily Record।
उदाहरण: अगर आप अपनी किराने की दुकान की मासिक बिक्री और स्टॉक स्थिति जानना चाहते हैं, तो Profit and Loss Account और Stock Summary Reports का उपयोग करेंगे।
11.2 Balance Sheet
Balance Sheet आपके बिजनेस की वित्तीय स्थिति को दर्शाता है, जिसमें Assets, Liabilities, और Capital शामिल होते हैं।
Balance Sheet Generate करने के स्टेप्स:
- Balance Sheet स्क्रीन खोलें:
- Gateway of Tally > Balance Sheet।
- या “Go To” (Alt + G) में “Balance Sheet” सर्च करें।
- Report डिटेल्स:
- Date Range: जैसे 01-Apr-2025 से 30-Jun-2025।
- View Details: F12 (Configure) में जाकर Groups (जैसे Current Assets) को Expand करें।
- Show Details: Alt + F1 दबाकर Detailed View देखें।
- Analyze करें:
- Assets: जैसे Cash in Hand, Bank Accounts, Stock।
- Liabilities: जैसे Sundry Creditors, Outstanding Expenses।
- Capital: Owner’s Capital और Retained Earnings।
- Export करें (वैकल्पिक):
- Ctrl + E दबाकर Excel या PDF में Export करें।
उदाहरण: मान लीजिए आपकी Balance Sheet में:
- Assets: Cash in Hand (50,000), HDFC Bank (1,00,000), Stock (20,000)
- Liabilities: Ram Supplier (10,000)
- Capital: 1,60,000
Tally ऑटोमैटिकली Assets = Liabilities + Capital को बैलेंस करेगा।
प्रैक्टिकल टास्क:
- Balance Sheet Generate करें (01-Apr-2025 से 30-Jun-2025)।
- Current Assets और Sundry Creditors को Detailed View में चेक करें।
- Balance Sheet को Excel में Export करें।
11.3 Profit and Loss Account
Profit and Loss Account आपके बिजनेस की Income (जैसे Sales) और Expenses (जैसे Rent, Depreciation) को दर्शाता है, जिससे Net Profit या Loss का पता चलता है।
Profit and Loss Account Generate करने के स्टेप्स:
- Profit and Loss स्क्रीन खोलें:
- Gateway of Tally > Profit and Loss A/c।
- Report डिटेल्स:
- Date Range: जैसे 01-Jun-2025 से 30-Jun-2025।
- Detailed View: Alt + F1 दबाकर Sub-Groups (जैसे Sales Accounts) देखें।
- Configure: F12 में Filters (जैसे Show Income, Show Expenses) लागू करें।
- Analyze करें:
- Income: Sales Account, Other Income।
- Expenses: Direct Expenses (Purchase), Indirect Expenses (Rent, Salary)।
- Net Profit/Loss: Income – Expenses।
- Export करें: Ctrl + E दबाकर PDF में Save करें।
उदाहरण: मान लीजिए जून 2025 में:
- Income: Sales Account (50,000)
- Expenses: Purchase Account (20,000), Rent (5,000), Depreciation (2,000)
- Net Profit: 50,000 – (20,000 + 5,000 + 2,000) = 23,000
प्रैक्टिकल टास्क:
- Profit and Loss Account Generate करें (01-Jun-2025 से 30-Jun-2025)।
- Sales Account और Indirect Expenses को Detailed View में देखें।
- Report को PDF में Export करें।
11.4 Trial Balance
Trial Balance सभी Ledgers के Debit और Credit Balances को दर्शाता है, जो यह सुनिश्चित करता है कि अकाउंटिंग रिकॉर्ड्स बैलेंस्ड हैं।
Trial Balance Generate करने के स्टेप्स:
- Trial Balance स्क्रीन खोलें:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Trial Balance。
- Report डिटेल्स:
- Date: जैसे 30-Jun-2025।
- Detailed View: Alt + F1 दबाकर Ledgers देखें।
- Configure: F12 में Filters (जैसे Show Closing Balances) लागू करें।
- Analyze करें:
- Debit Balances: Assets, Expenses।
- Credit Balances: Liabilities, Income, Capital।
- Total Debit = Total Credit: अगर नहीं, तो Entries चेक करें।
- Export करें: Ctrl + E दबाकर Excel में Save करें।
उदाहरण: Trial Balance में:
- Debit: Cash in Hand (50,000), Purchase Account (20,000)
- Credit: Sales Account (50,000), Ram Supplier (10,000)
- Total Debit = Total Credit (70,000)
प्रैक्टिकल टास्क:
- Trial Balance Generate करें (30-Jun-2025)।
- Debit और Credit Balances को वेरिफाई करें।
- Report को Excel में Export करें।
11.5 Inventory Reports
Inventory Reports आपके स्टॉक की स्थिति को ट्रैक करने में मदद करते हैं, जैसे Stock Summary, Godown Summary, और Stock Item Summary।
Stock Summary Generate करने के स्टेप्स:
- Stock Summary स्क्रीन खोलें:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Stock Summary。
- Report डिटेल्स:
- Date: जैसे 30-Jun-2025।
- View Details: Alt + F1 दबाकर Stock Items और Godowns देखें।
- Configure: F12 में Filters (जैसे Show Quantity, Show Value) लागू करें।
- Analyze करें:
- Stock Items: जैसे Basmati Rice (50 Kg, 3,000), Sunflower Oil (100 Litre, 11,000)।
- Total Stock Value: सभी Stock Items का कुल मूल्य।
- Export करें: Ctrl + E दबाकर PDF में Save करें।
Godown Summary:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Godown Summary।
- प्रत्येक Godown (जैसे Main Warehouse, Shop Floor) में स्टॉक देखें।
Stock Item Summary:
- Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Stock Item > Item चुनें।
- उदाहरण: Basmati Rice का स्टॉक मूवमेंट चेक करें।
उदाहरण: Stock Summary में:
- Basmati Rice: 50 Kg @ 60/kg = 3,000
- Sunflower Oil: 100 Litre @ 110/litre = 11,000
- Total Stock Value: 14,000
प्रैक्टिकल टास्क:
- Stock Summary Generate करें (30-Jun-2025)।
- Main Warehouse और Retail Shop के लिए Godown Summary देखें।
- Basmati Rice का Stock Item Summary चेक करें।
11.6 Reports को Customize और Analyze करना
Customization:
- F12 (Configure): Filters लागू करें, जैसे Date Range, Specific Ledger/Group।
- Alt + F1: Detailed View टॉगल करें।
- Ctrl + B (Basis of Values): Report को Value, Quantity, या Percentage के आधार पर देखें।
- Ctrl + J (Exception Reports): Negative Stock, Overdue Payments जैसे Issues चेक करें।
Analysis टिप्स:
- Balance Sheet: Assets और Liabilities में असामान्य बदलाव चेक करें।
- Profit and Loss: High Expenses या Low Income के कारण Analyze करें।
- Trial Balance: Unbalanced Entries को ढूंढें।
- Stock Summary: Low Stock Items को Reorder के लिए चिह्नित करें।
उदाहरण: अगर Stock Summary में Basmati Rice 10 Kg बचा है, तो Purchase Order बनाएं।
11.7 सामान्य समस्याएं और समाधान
- Report में डेटा नहीं दिख रहा:
- चेक करें कि सही Company और Date Range सेलेक्ट है।
- Gateway of Tally > Alter > Ledger/Stock Item में डेटा वेरिफाई करें।
- Trial Balance बैलेंस नहीं हो रहा:
- Day Book में गलत Vouchers चेक करें।
- Journal Entries या Opening Balances वेरिफाई करें।
- Stock Summary में गलत Value:
- Stock Item में Rate और Quantity चेक करें।
- Stock Journal Entries वेरिफाई करें।
चैप्टर 11 का सारांश
- आपने Balance Sheet, Profit and Loss Account, Trial Balance, और Stock Summary Generate करना सीखा।
- Reports को Customize और Analyze करना समझा।
- प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।
अगला चैप्टर: अगले चैप्टर में, हम Data Security और Backup सीखेंगे, जिसमें डेटा बैकअप, रिस्टोर, और यूजर मैनेजमेंट शामिल होंगे।
प्रैक्टिकल होमवर्क:
- Balance Sheet Generate करें (01-Apr-2025 से 30-Jun-2025) और Current Assets को Detailed View में देखें।
- Profit and Loss Account Generate करें और Net Profit कैलकुलेट करें।
- Trial Balance चेक करें और Debit/Credit Totals वेरिफाई करें।
- Stock Summary Generate करें और Basmati Rice का स्टॉक चेक करें।
- Stock Summary को PDF में Export करें।