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Sales और Purchase Process in Tally

इस चैप्टर में, हम TallyPrime में Sales और Purchase Process को विस्तार से सीखेंगे। इसमें Sales Voucher, Purchase Voucher, और Order Processing (Purchase Order और Sales Order) शामिल होंगे। हम यह भी समझेंगे कि इनवेंट्री और अकाउंटिंग को एक साथ कैसे मैनेज किया जाता है। यह चैप्टर बिगिनर और इंटरमीडिएट लेवल के लिए डिज़ाइन किया गया है, जिसमें स्टेप-बाय-स्टेप गाइड और प्रैक्टिकल उदाहरण होंगे।

6.1 Sales और Purchase Process का परिचय

Sales Process में आपके बिजनेस द्वारा ग्राहकों को सामान या सेवाएं बेचने की प्रक्रिया शामिल होती है। Purchase Process में सप्लायर्स से सामान या कच्चा माल खरीदना शामिल है। TallyPrime में ये प्रक्रियाएं Sales Voucher और Purchase Voucher के जरिए रिकॉर्ड की जाती हैं। अगर आप इनवेंट्री मैनेज करते हैं, तो ये Vouchers स्टॉक को भी अपडेट करते हैं।

मुख्य Components:

  • Sales Voucher: बिक्री लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए।
  • Purchase Voucher: खरीद लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए।
  • Purchase Order: सप्लायर से सामान ऑर्डर करने के लिए।
  • Sales Order: ग्राहक से ऑर्डर प्राप्त करने के लिए।
  • Invoice: बिक्री या खरीद का बिल।

उदाहरण: अगर आपकी किराने की दुकान में 50 Kg Basmati Rice बेचा जाता है, तो आप Sales Voucher बनाएंगे। अगर आप सप्लायर से 100 Litre Sunflower Oil खरीदते हैं, तो Purchase Voucher बनाएंगे।

6.2 Sales Voucher का उपयोग

Sales Voucher का उपयोग ग्राहकों को सामान या सेवाएं बेचने के लिए किया जाता है। अगर आप इनवेंट्री मैनेज करते हैं, तो यह स्टॉक को भी अपडेट करता है।

Sales Voucher दर्ज करने के स्टेप्स:

  1. Sales Voucher स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F8 (Sales)।
  • या “Go To” (Alt + G) में “Sales Voucher” सर्च करें।
  1. Voucher डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Party Ledger: ग्राहक का Ledger, जैसे “Shyam Customer” (Under: Sundry Debtors)।
  • Sales Ledger: जैसे “Sales Account” (Under: Sales Accounts)।
  • Stock Item (अगर इनवेंट्री इनेबल है):
    • Item: जैसे “Basmati Rice”।
    • Godown: जैसे “Shop Floor”।
    • Quantity: जैसे 50 Kg।
    • Rate: जैसे 60/kg।
    • Amount: Tally ऑटोमैटिकली कैलकुलेट करेगा (50 * 60 = 3,000)।
  • Narration: जैसे “Sold 50 Kg Basmati Rice to Shyam”।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: आपने Shyam Customer को 50 Kg Basmati Rice बेचा। Sales Voucher:

  • Date: 20-Jun-2025
  • Party Ledger: Shyam Customer
  • Sales Ledger: Sales Account
  • Stock Item: Basmati Rice
  • Godown: Shop Floor
  • Quantity: 50 Kg
  • Rate: 60/kg
  • Amount: 3,000
  • Narration: Sold 50 Kg Basmati Rice to Shyam

प्रभाव:

  • Accounting: Shyam Customer (Debit: 3,000), Sales Account (Credit: 3,000)।
  • Inventory: Shop Floor में Basmati Rice का स्टॉक 50 Kg कम होगा।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Sales Voucher बनाएं:
  • Party: Shyam Customer
  • Stock Item: Sugar, Quantity: 30 Kg, Rate: 45/kg, Godown: Retail Shop
  • Narration: Sold 30 Kg Sugar to Shyam

6.3 Purchase Voucher का उपयोग

Purchase Voucher का उपयोग सप्लायर्स से सामान या कच्चा माल खरीदने के लिए किया जाता है। यह भी इनवेंट्री को अपडेट करता है।

Purchase Voucher दर्ज करने के स्टेप्स:

  1. Purchase Voucher स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > F9 (Purchase)।
  1. Voucher डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Party Ledger: सप्लायर का Ledger, जैसे “Ram Supplier” (Under: Sundry Creditors)।
  • Purchase Ledger: जैसे “Purchase Account” (Under: Purchase Accounts)।
  • Stock Item:
    • Item: जैसे “Sunflower Oil”।
    • Godown: जैसे “Main Warehouse”।
    • Quantity: जैसे 100 Litre।
    • Rate: जैसे 110/litre।
    • Amount: Tally कैलकुलेट करेगा (100 * 110 = 11,000)।
  • Narration: जैसे “Purchased 100 Litre Sunflower Oil from Ram”।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: आपने Ram Supplier से 100 Litre Sunflower Oil खरीदा। Purchase Voucher:

  • Date: 20-Jun-2025
  • Party Ledger: Ram Supplier
  • Purchase Ledger: Purchase Account
  • Stock Item: Sunflower Oil
  • Godown: Main Warehouse
  • Quantity: 100 Litre
  • Rate: 110/litre
  • Amount: 11,000
  • Narration: Purchased 100 Litre Sunflower Oil from Ram

प्रभाव:

  • Accounting: Purchase Account (Debit: 11,000), Ram Supplier (Credit: 11,000)।
  • Inventory: Main Warehouse में Sunflower Oil का स्टॉक 100 Litre बढ़ेगा।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Purchase Voucher बनाएं:
  • Party: Ram Supplier
  • Stock Item: Cold Drink, Quantity: 50 Bottle, Rate: 18/bottle, Godown: Main Warehouse
  • Narration: Purchased 50 Cold Drink bottles from Ram

6.4 Order Processing (Purchase Order और Sales Order)

Order Processing में ग्राहकों से ऑर्डर लेना (Sales Order) और सप्लायर्स को ऑर्डर देना (Purchase Order) शामिल है। यह सुनिश्चित करता है कि आप स्टॉक और डिलीवरी को बेहतर तरीके से मैनेज करें।

Purchase Order बनाने के स्टेप्स:

  1. Purchase Order स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > Alt + F4 (Order) > Purchase Order।
  1. Order डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Party Ledger: जैसे “Ram Supplier”।
  • Stock Item: जैसे “Sugar”।
  • Godown: जैसे “Main Warehouse”।
  • Quantity: जैसे 200 Kg।
  • Rate: जैसे 40/kg।
  • Narration: जैसे “Ordered 200 Kg Sugar from Ram”।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: Ram Supplier से 200 Kg Sugar का ऑर्डर। Purchase Order:

  • Date: 20-Jun-2025
  • Party: Ram Supplier
  • Stock Item: Sugar, Quantity: 200 Kg, Rate: 40/kg
  • Narration: Ordered 200 Kg Sugar from Ram

Sales Order बनाने के स्टेप्स:

  1. Sales Order स्क्रीन खोलें:
  • Gateway of Tally > Vouchers > Alt + F4 (Order) > Sales Order।
  1. Order डिटेल्स भरें:
  • Date: जैसे 20-Jun-2025।
  • Party Ledger: जैसे “Shyam Customer”।
  • Stock Item: जैसे “Basmati Rice”।
  • Godown: जैसे “Shop Floor”।
  • Quantity: जैसे 100 Kg।
  • Rate: जैसे 60/kg।
  • Narration: जैसे “Received order for 100 Kg Basmati Rice from Shyam”।
  1. सेव करें:
  • Ctrl + A दबाएं।

उदाहरण: Shyam Customer से 100 Kg Basmati Rice का ऑर्डर। Sales Order:

  • Date: 20-Jun-2025
  • Party: Shyam Customer
  • Stock Item: Basmati Rice, Quantity: 100 Kg, Rate: 60/kg
  • Narration: Received order from Shyam

Order से Voucher बनाना:

  • Purchase Order को Purchase Voucher में कनवर्ट करने के लिए: Gateway of Tally > Vouchers > F9 > Order Number चुनें।
  • Sales Order को Sales Voucher में कनवर्ट करने के लिए: Gateway of Tally > Vouchers > F8 > Order Number चुनें।

प्रैक्टिकल टास्क:

  1. Purchase Order बनाएं:
  • Party: Ram Supplier, Stock Item: Cold Drink, Quantity: 100 Bottle, Rate: 18/bottle
  1. Sales Order बनाएं:
  • Party: Shyam Customer, Stock Item: Sugar, Quantity: 50 Kg, Rate: 45/kg

6.5 Invoice और Tracking

Invoice Sales और Purchase Vouchers का आउटपुट है, जिसे ग्राहक या सप्लायर को भेजा जाता है। TallyPrime में Invoice ऑटोमैटिकली जनरेट होता है।

Invoice जनरेट करना:

  • Sales Voucher सेव करने के बाद, F12 > Print Configuration में जाकर Invoice प्रिंट करें।
  • Purchase Voucher के लिए, सप्लायर से प्राप्त Invoice नंबर दर्ज करें।

Tracking Orders:

  • Gateway of Tally > Display More Reports > Inventory Books > Order Outstanding।
  • यह Pending Purchase और Sales Orders दिखाता है।

उदाहरण: Sales Order के लिए Sales Voucher बनाएं और Invoice प्रिंट करें। Order Outstanding Report में चेक करें कि कोई Pending Order तो नहीं है।

6.6 सामान्य समस्याएं और समाधान

  1. Stock Item Voucher में नहीं दिख रहा:
  • चेक करें कि Stock Item में Opening Balance और Godown सेट है।
  • Gateway of Tally > Alter > Stock Item।
  1. Invoice Amount गलत है:
  • Voucher में Quantity और Rate दोबारा चेक करें।
  • Ledger और Stock Item सही हैं या नहीं, वेरिफाई करें।
  1. Order नहीं दिख रहा:
  • Gateway of Tally > Display More Reports > Order Outstanding में चेक करें।
  • सुनिश्चित करें कि Order सही Party Ledger से लिंक है।

चैप्टर 6 का सारांश

  • आपने Sales Voucher और Purchase Voucher बनाना सीखा।
  • Purchase Order और Sales Order की प्रक्रिया समझी।
  • Invoice जनरेट करना और Order Tracking सीखा।
  • प्रैक्टिकल टास्क के जरिए हैंड्स-ऑन अनुभव प्राप्त किया।

अगले चैप्टर में, हम GST in Tally सीखेंगे, जिसमें GST Setup, GST Invoice, और Return Filing शामिल होंगे।

प्रैक्टिकल होमवर्क:

  1. Sales Voucher बनाएं:
  • Party: Shyam Customer, Stock Item: Cold Drink, Quantity: 20 Bottle, Rate: 20/bottle, Godown: Retail Shop
  1. Purchase Voucher बनाएं:
  • Party: Ram Supplier, Stock Item: Sugar, Quantity: 150 Kg, Rate: 40/kg, Godown: Main Warehouse
  1. Purchase Order बनाएं:
  • Party: Ram Supplier, Stock Item: Sunflower Oil, Quantity: 50 Litre, Rate: 110/litre
  1. Sales Order बनाएं:
  • Party: Shyam Customer, Stock Item: Basmati Rice, Quantity: 75 Kg, Rate: 60/kg
  1. Stock Summary और Order Outstanding Reports चेक करें।
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